Guia do Certificado Digital para Empresas (Atualizado!)
O Certificado Digital tem a proposta de validar eletronicamente as transações de uma empresa ou pessoa física, oferecendo segurança e base jurídica para a troca de informações pela internet. Uma chave criptográfica garante a autenticidade e a integridade deste processo.
Mas os benefícios do certificado digital para empresas vão muito além, e é importante saber quando e como usufruir deles.
O certificado é obrigatório, por exemplo, para a entrega do CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), mas é comum que empresários tenham dúvidas sobre qual é o tipo ideal para o seu negócio. Entenda tudo neste Guia do Certificado Digital para Empresas.
Índice
1. Entenda primeiro: O que é o e-CNPJ?
2. Assinatura Digital de Contratos dá agilidade aos negócios
3. Certificado Digital SSL para Sites
4. Exigência para empresas com 10 ou mais funcionários
5. Certificado Digital para Imobiliárias e Construtoras
6. Certificado Digital para MEI
7. Certificado Digital para Taxistas e Motoristas de Vans
8. Certificado Digital para Advogados
9. Certificado Digital para Transferência de Veículos
10. e-CNPJ para acessar o Sistema Público de Escrituração Digital
11. Outras aplicações para o e-CNPJ
Entenda primeiro: O que é o e-CNPJ?
O e-CNPJ funciona como uma versão digital do CNPJ (semelhante ao que acontece com o e-CPF, de pessoas físicas) e é emitido por um representante legal da empresa cadastrado na Receita Federal.
Com ele é possível assinar digitalmente diversos tipos de documentos, garantindo a validade jurídica (mais detalhes abaixo) para realizar o envio de declarações e cumprir as obrigatoriedades corporativas em relação ao fisco, por exemplo. Mais do que ser apenas uma forma de atender aos pré-requisitos de segurança e autenticidade exigidos pelo Governo (em alguns casos, para acessar serviços essenciais e enviar declarações obrigatórias), o e-CNPJ pode simplificar diversos processos, também otimizando tempo.
Assinatura Digital de Contratos dá agilidade aos negócios
Já imaginou ter quase 300 contratos fechados com fornecedores sem nenhum gasto com envio dos documentos para serem assinados e sem necessidade de armazenamento de nenhum papel? A Serasa Experian conseguiu viabilizar isso com a ajuda do certificado digital, que é o documento de identificação no meio eletrônico com validade jurídica.
Dessa forma, a Serasa Experian já conseguiu reduzir custos, ganhar tempo e, ainda, ser mais sustentável. Além disso, a adoção da assinatura eletrônica nos contratos de compras possibilita o acompanhamento totalmente online dos processos pelas áreas responsáveis. Isso significa controle de cada passo do andamento do contrato.
O principal benefício é o ganho de tempo nos trâmites de contrato. Após a adoção da assinatura feita via certificado digital, de forma eletrônica, o processo que era seria em duas semanas passa a levar apenas dois dias, facilitando o dia a dia.
A assinatura digital de contratos é mais um dos benefícios do certificado digital para empresas, que também podem utilizá-lo para realizar o envio de declarações e cumprir as obrigatoriedades em relação ao fisco, por exemplo.
Certificado Digital SSL para Sites
O site da sua empresa transaciona dados com segurança, sem colocar em risco as informações dos clientes? Um estudo feito pela BigData Corp para a Serasa Experian mostra que 30% dos endereços .br ainda estão desprotegidos, ou seja, não possuem o certificado de segurança (SSL – Secure Socket Layer). No ecommerce, este percentual é de 19%.
Verificar a segurança de um site é simples: basta checar se há um cadeado na barra de status, ou se há um “s” após o http (https). Em alguns casos, a barra de endereço do navegador fica verde. Atualmente alguns navegadores também incluem para todos os sites a indicação de “Seguro” e “Não Seguro” na barra de endereço.
Ou seja: um cliente potencial pode identificar facilmente se seu site é seguro. E se ele perceber que não é, as consequências para o negócio são inúmeras, como perda de potenciais leads e vendas. Isso sem falar no ônus para a reputação da empresa.
Com o Certificado Digital SSL você mostra que seu site é autêntico, dá credibilidade à sua marca, garanta um ambiente confiável para troca de informações com alto nível de segurança e criptografia,
conquista vantagem competitiva melhorando suas taxas de conversões em vendas e contribui para a diminuição da taxa de fraudes na internet.
Exigência para empresas com 10 ou mais funcionários
Passou a vigorar desde ano passado a determinação legal que obriga empresas com dez ou mais funcionários a validarem a transmissão de suas informações para o Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) com certificados digitais.
Para as empresas com mais de 10 funcionários que precisam se adequar agora à lei, as opções são as seguintes:
- Uso do e-CNPJ caso o envio seja feito diretamente pela empresa.
- Uso do e-CPF caso o envio seja feito por um procurador em nome da empresa.
As informações devem ser transmitidas pelo CAGED Web até o dia 7 do mês subsequente ao mês de competência informado. A norma vale para as empresas que tenham admitido, demitido ou transferido empregados sob regime de trabalho CLT, movimentando, assim, seu quadro de funcionários.
Certificado Digital para Imobiliárias e Construtoras
No mercado imobiliário, o Certificado Digital traz praticidade às operações, e já é obrigatório em alguns casos.
Envio de dados na Declaração sobre Operações Imobiliárias (DOI)
Pela Lei 25/2008 de 5 junho, artigo 34, os donos de empreendimentos imobiliários no Estado de São Paulo devem utilizar o Certificado no envio de dados à chamada Declaração sobre Operações Imobiliárias (DOI). Essa “prestação de esclarecimentos” deve se dar sempre que alguma operação de aquisição ou alienação de imóveis acontecer.
DIMOB – Declarações de Informações sobre Atividades Imobiliárias
Nos processos que envolvem a emissão de Declarações de Informações sobre Atividades Imobiliárias (o chamado DIMOB) – entregue geralmente em fevereiro, o Certificado Digital também é muito útil. Quem exerce locação, intermediação ou venda de imóveis, como corretores, precisam ficar ainda mais atentos a ela. Embora sua declaração seja facultativa, no caso de algumas empresas optantes pelo Simples, o uso do Certificado Digital traz economia de tempo.
Vantagens na Administração de Construtoras e Condomínios
O Certificado Digital agiliza a rotina na gestão de condomínios, permitindo que síndicos e administradores possam, com facilidade e a partir de qualquer lugar, a qualquer tempo, assinar e encaminhar documentos. Empresas que cuidam de empreendimentos, como construtoras, podem extrair diversas vantagens dessa forma. Caso tenham, inclusive, prazo apertado para serem enviados (tanto a um órgão governamental quanto a outras empresas parceiras e clientes) isso é extremamente útil, evitando maiores esforços ou até mesmo que a empresa fique com pendências ou multas pela demora e dificuldade na apresentação.
Certificado Digital para MEI
Você sabia que o Certificado Digital pode ser um excelente aliado dos microempreendedores individuais (MEI) na hora da emissão de notas fiscais eletrônicas ou contratação de um funcionário?
MEI que tem funcionário precisa aderir ao eSocial
Uma das vantagens de quem opta pelo modelo de formalização do Microempreendedor Individual é poder contratar até um funcionário que receba o piso salarial de sua categoria. O benefício permite que o funcionário tenha seus direitos trabalhistas preservados e facilita a formalização de pequenos negócios.
Mas o MEI que tem funcionário deve estar atento para as mudanças pelas quais o programa passará a partir de 1º de julho de 2018. A partir desta data, será necessário aderir ao programa eSocial para a troca de informações trabalhistas com o governo.
A medida serve para facilitar o exercício dos direitos dos funcionários e unificar as informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias do microempreendedor individual. Ao usar o eSocial, as informações passam a fazer parte de um banco de dados único.
É importante lembrar que o MEI com funcionário seguirá cumprindo as obrigações que teve até hoje, como a geração do DAS mensal pelo SIMEI. É por ela que o microempreendedor recolhe os impostos que deve pagar por constituir uma empresa. Para quem é MEI e não tem funcionário registrado, a adesão ao eSocial não é necessária.
Para se cadastrar no programa do Governo Federal, o MEI deve acessar o site do eSocial e usar o seu Certificado Digital, ou um código de acesso. Utilize o e-CPF ou o e-CNPJ da Serasa Experian para ter mais agilidade, segurança e desburocratização do processo.
Certificado Digital pode facilitar emissão de notas fiscais para MEI
Apesar de não ser um item obrigatório para quem opta pelo regime do Simples Nacional, obter um Certificado Digital passa a ser necessário quando o MEI decide prestar serviços para pessoas jurídicas que exigem a emissão de NF-e.
Ou seja, se um empreendedor individual tiver de emitir NF-e para prestar serviços a uma empresa, essa emissão só acontece mediante o uso de um Certificado Digital – uma exigência já aplicada às empresas de micro, pequeno, médio e grande portes. Como o próprio nome já diz, a NF-e só existe eletronicamente, e não pode ser emitida de outra forma.
Com as dificuldades enfrentadas recentemente pela economia brasileira, uma boa parte da população optou – por necessidade ou preferência – em prestar serviços na figura de MEI. O uso de um Certificado Digital, como os oferecidos pela Serasa Experian, pode ser um atrativo interessante para se destacar com imagem de maior profissionalismo diante da concorrência.
Certificado Digital para Taxistas e Motoristas de Vans
Quem exerce atividade remunerada a bordo de um veículo, como os taxistas e motoristas de vans, sabe que é possível pleitear a isenção do IPI e do IOF do automóvel, porém, o processo é conhecido pela sua demora e burocracia em excesso. Foi pensando em transformar a isenção tributária em um processo mais simples que surgiu o SISEN (Sistema de Controle de Isenção de Impostos para Produtos Industrializados).
O sistema pretende otimizar o requerimento de isenção dos impostos e promete facilitar a vida de quem tem pressa para regularizar a questão tributária de seu veículo.
Para aproveitar o que o SISEN oferece, é preciso contar com o Certificado Digital, identidade digital que permite à pessoa ou empresa realizar inúmeros procedimentos legais, dentre eles, o pedido de isenção de impostos do veículo.
Certificado Digital para Advogados
Pensando na modernização da profissão, a Justiça brasileira está se tornando cada vez mais tecnológica: carimbos, processos, documentos e toda a papelada utilizada nas transações legais estão sendo substituídas pela certificação digital.
Para quem ainda não conhece o sistema de autenticação digital, os certificados eletrônicos são assinaturas com validade jurídica que asseguram autenticidade e veracidade de informações, protegendo dados de advogados e clientes.
A certificação ainda permite que pessoas físicas e jurídicas analisem e assinem documentos de maneira digital e inviolável, rompendo as barreiras geográficas que costumam atrasar os processos.
A Loocalizei oferece o e-Jurídico da Serasa Experian, um certificado criado especialmente para profissionais que atuam na área. O grande diferencial é a possibilidade de vinculação do certificado digital à carteira da OAB, integrando todos os documentos que o advogado precisa para trabalhar de forma simplificada.
Certificado Digital para Transferência de Veículos
O Conselho Nacional de Trânsito (CONTRAN) publicou no fim de outubro de 2017 a Resolução nº 712, que permite o uso de documentos digitais para transferência da propriedade de veículos. A medida pretende promover economia no processo e desburocratização dos trâmites legais.
A nova regra passa a vigorar 180 dias após a publicação, ou seja, a partir de maio de 2018 os proprietários de veículos começaram a transferi-los ao novo dono usando um certificado digital padrão ICP-Brasil, como os comercializados pela Serasa Experian.
A opção pela transferência em formato digital é uma escolha do novo proprietário. Quem optar pelo documento digital deve solicitar a emissão dos documentos pelo site do Denatran, validando seu acesso com um certificado digital do tipo e-CPF (pessoas físicas) ou e-CNPJ (pessoas jurídicas).
O primeiro passo para a transferência digital será a emissão do CRVe (Certificado Eletrônico de Registro de Veículo), versão eletrônica do documento que atesta todas as características do veículo.
Depois disso, será necessária a emissão da ATPVe (Autorização Eletrônica para Transferência de Propriedade de Veículo), documento para o antigo e o novo proprietário manifestarem acordo para a transferência da propriedade.
A autenticidade do CRVe e da ATPVe será garantida pela assinatura digital via certificação digital. O primeiro será validado digitalmente pelo dirigente máximo do órgão emissor, e a segunda será assinada com o certificado do antigo proprietário do veículo ou da entidade pública ou privada com atribuição legal.
e-CNPJ para acessar o Sistema Público de Escrituração Digital
Com o e-CNPJ é possível acessar o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), responsável pelo armazenamento, validação e recepção de documentos fiscais e contábeis de empresas pelo meio digital.
Essa utilidade simplifica consideravelmente o processo, porque garante que o processo seja feito totalmente online, eliminando deslocamentos físicos e otimizando o tempo.
Utilizando o certificado digital e-CNPJ, sua empresa ainda consegue:
- Assinar documentos e contratos com outras empresas digitalmente, eliminando os custos inerentes ao tempo do processo (coleta de assinatura, cartórios, transporte, tempo dos gestores entre outros)
- Acessar ao Sisprouni para atualizar, suspender, transferir e encerrar bolsas de estudo, aprovar/reprovar candidatos bolsistas pré-selecionados, além de emitir Termo de Adesão e Termos Aditivos por coordenadores ou representantes de instituição de ensino;
- Cadastrar, cancelar e consultar procurações no e-CAC, da Receita Federal;
- Transmitir declarações para a Receita, como demonstrativos, DACON, DCTF, DIPJ, DIRF e DSPJ;
- Acessar o chamado Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC);
- Usar o canal Conectividade Social ICP em nome da própria empresa ou designar quem possa fazê-lo;
- Conduzir operações bancárias em meios eletrônicos;
- Emitir e parcelar o DAS (para as registradas no Simples Nacional), o que, pela praticidade, ajuda a manter a regularidade da empresa quanto às arrecadações.
Também é válido ressaltar que, com o e-CNPJ, é possível solicitar de forma muito mais acessível financiamentos no FINEP (Financiadora de Estudos e Projetos) e obter alvarás por meio do Certificado de Licenciamento Integrado no SIL (Sistema Integrado de Licenciamento) de sua cidade.