Por Rodrigo Zerlotti

Foto via Kenny Alexander

É com certa frequência que ouvimos falar sobre as vantagens da computação em nuvem para os negócios de uma empresa. E que, atualmente, tudo está na nuvem e se a sua companhia não trabalha com este sistema, mais cedo ou mais tarde você terá que se adequar a esta realidade. Espero que este artigo o ajude a entender a razão da mudança.

Analisando os maiores institutos de pesquisas, como o Gartner, os últimos estudos revelaram que apenas este ano os investimentos das empresas brasileiras em cloud devem chegar a US$ 4,5 bilhões e a estimativa deles é que este montante atinja os US$ 20 bilhões até 2020.

A computação em nuvem já é uma realidade para as mais diversas áreas de uma empresa ou mesmo no nosso dia a dia. Ele está transformando as nossas vidas e mudando como fazíamos operações simples, como ir ao banco (internet banking), alugar um filme (Netflix), ouvir música (Spotify), pegamos um taxi (Uber) ou nos comunicamos (Whatsapp).

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No entanto, essa tecnologia também é totalmente aplicável à sistemas de alta complexidade como aplicativos empresariais (ERPs, CRMs) e também ferramentas fiscais.

Se levarmos em consideração a complexidade do sistema fiscal brasileiro, onde as alterações podem acontecer em um piscar de olhos, qualquer erro pode acarretar em retrabalhos, ou o que é ainda pior, multas e outras penalidades. Ter soluções capazes de acompanhar essas mudanças de forma rápida, prática e escalável podem ser um grande diferencial para as companhias manterem-se em conformidade.

Analisando todo este cenário e na tentativa de desmistificar as vantagens da computação em nuvem aplicado à área fiscal das companhias, destaco cincos pontos que farão você olhar para essa oportunidade de forma muito mais plausível para o seu negócio:

1. Flexibilidade

Dentre as inúmeras vantagens de ter seus arquivos na nuvem, destaco a flexibilidade como um ponto primordial. Com o cloud, seus documentos podem ser acessados a partir de qualquer local que você esteja. Além do acesso manual, sistemas inteligentes podem acessar o mesmo arquivo para validações e consumo. Para o caso das ferramentas fiscais, a arquitetura possibilita que as modificações e alterações das regras de tributação e das próprias alíquotas, conforme as novas leis e portarias do governo entram em vigor, possam ser feitas uma única vez e disponibilizadas instantaneamente. A atualização é feita automaticamente em todo o sistema, sem a necessidade da empresa fazer atualizações de softwares o que poderia trazer riscos à operação.

2. Praticidade

Ferramentas funcionando em cloud proporcionam redução de custos com infraestrutura, já que o aplicativo e sua base de dados não precisam estar alocados dentro da estrutura da empresa. Além de ter uma retenção de arquivos físicos drasticamente diminuída, na gestão fiscal das empresas a nuvem otimiza as atividades operacionais, trazendo maior organização, além de tornar a geração das obrigações acessórias, os cruzamentos das obrigações e outras atividades das áreas fiscal e contábil mais ágeis e seguras.

3. Conformidade

Trazer o ambiente fiscal para ferramentas em cloud garante às companhias manterem a conformidade exigida pelo governo em dia. No Brasil, modificações na legislação acontecem com uma frequência elevada e manter este setor atualizado não é uma tarefa fácil, além de implicar no aumento da carga de trabalho das equipes internas. No modelo em nuvem, a solução também permite que as operações fiquem nas mãos de especialistas para que as empresas possam se focar em seu core business.

4. Conectividade

Um aspecto muito importante desta tecnologia é permitir que soluções diferentes possam conversar entre elas de uma forma simples e segura.

No mundo fiscal, a conectividade é, além de essencial para comunicação com o governo e emissão de documentos como NF-e, fundamental para manter alta velocidade de resposta e ainda conseguir conformidade. Além do processo padrão, como a emissão de um SPED fiscal por exemplo, a solução no modelo em nuvem pode rapidamente e, em tempo real, se conectar com outros sistemas e serviços para validar informações, entidades e conformidade. A velocidade e a flexibilidade serão maiores se todos os sistemas estiverem neste modelo.

5. Segurança

Outro ponto importante da tecnologia de computação em nuvem é a segurança. Apesar de parecer que este sistema coloca as informações em risco se comparado com modelos locais (on premise), na realidade é ao contrário. Como a estrutura de cloud pode ser acessada por outras pessoas ou sistemas virtualmente de qualquer lugar do mundo, o nível de segurança colocado nos data centers é muito maior e com equipes especializadas no assunto.

Adicionalmente, como o sistema é único, a segurança fica localizada em apenas um lugar, em vez de se preocupar com o que pode acontecer com servidores nos escritórios das empresas. Por último, o maior risco de segurança, e que se aplica ao setor fiscal, é o acesso indevido de pessoas não autorizadas ao próprio servidor (fisicamente), permitindo uma quebra de segurança de dados ou de funcionalidade ao sistema como um todo.

Rodrigo Zerlotti é Gerente Geral da Avalara América Latina.

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