Escritórios abertos são atualmente bastante disseminados. No entanto, existem os que vão contra a corrente: atacar o escritório aberto está tão na moda quanto o espaço aberto em si.

Com arquitetura inovadora e estímulo à colaboração, a ideia é que os funcionários desenvolvam mais facilmente relacionamentos e cultivem uma cultura transparente nos escritórios abertos.

O que gostaria de focar, no entanto, é que independentemente do espaço que você esteja, a adaptação de equipes e líderes (e o equilíbrio!) são chave para fazer com que os escritórios abertos não se torne o vilão da história.

—

Por isso, por meio da minha própria experiência na Evernote, criei uma lista de dicas para “sobreviver” ao ambiente aberto e compartilhado. Não é uma lista definitiva, obviamente, mas pode facilitar o seu dia a dia corporativo:

• Coloque fones, mas leve em consideração o impacto do que você está ouvindo na sua produtividade. Experimente ouvir sons ambientes. Apesar da maioria das reclamações contra os escritórios abertos ser o barulho, um estudo mostrou que precisamos de certos níveis de barulho ambiente para ativar a criatividade. O silêncio total pode ser sufocante e o excesso de barulho ser improdutivo;
• Avalie se alguém está disponível para conversar. Espere até ter várias perguntas, experimente pegá-lo no corredor, ou apenas enviar um e-mail se ele estiver em um pensamento profundo. Afinal, imagine a cena: você atingiu aquele “super nível de criativide” e alguém aparece atrás de você, aparentemente do nada. “Oi, posso falar com você rapidinho?”, diz o colega de trabalho. Todos nós passamos por isso. Nunca dura mais do que um segundo e depois é difícil voltar para o estado anterior. Pesquisas da Universidade da Califórnia mostraram que trabalhadores são interrompidos a cada três minutos e que pode levar até 23 minutos para recuperar o foco. Uma equipe da Universidade George Mason descobriu que interrupções também diminuem a qualidade geral do seu trabalho.
• Tenha boas intenções e não julgue sem contexto. Se você vir um colega de trabalho passeando pelo Facebook, lembre-se que ele pode estar precisando de um break.
• Bloqueie algumas horas (ou um dia inteiro) no seu calendário para ter um tempo de ‘não perturbe/trabalho profundo’.
• Faça amigos: escritórios open space também aumentam a interação pessoal. Laços inesperados se desenvolvem e almoços improvisados são organizados. Pesquisas mostram que ter um amigo no trabalho faz com que seja mais provável que você permaneça lá;

—

E se você for o gestor e estiver avaliando a mudança de configuração do seu escritório? Também elenquei algumas dicas para serem levadas em consideração em relação a escritórios abertos:

• Pergunte aos funcionários que tipo de ambiente eles gostam em vez de fazer suposições;
• Crie tipos diferentes de espaços, como ‘salas de trabalho em equipe’ ou ‘cabines de foco’ além das áreas de colaboração;
• Certifique-se de que há uma mistura entre ‘espaços somente com reserva’ e ‘primeiro a chegar’, assim você evitará que seja impossível que se encontre um espaço mais privativo quando necessário;
• Procure opções de isolamento acústico;
• Estimule que se criem algumas regras básicas dentro das equipes. Escreva coisas que todos concordem como, por exemplo: ‘não me incomode se eu estiver de fone’. Adicione-as no caderno da sua equipe no Evernote Business, para que todos sempre tenham acesso;
• Pense em como as equipes são colocadas uma ao lado da outra. Talvez uma equipe comercial que fica no telefone o dia inteiro não deveria ficar ao lado dos escritores que adoram silêncio;
• Crie um dia de trabalho em casa ou sem reuniões;
• Facilite a movimentação no escritório e a possibilidade de se trabalhar em qualquer lugar ao configurar um acervo de informações em um caderno virtual da equipe. Inclua detalhes de WiFi, VPN e videoconferência;
• Converse com aqueles que não respeitam o espaço aberto. Pode não ser confortável, mas é importante;

E, por fim: ofereça reembolso para os funcionários que comprarem um bom par de fones, como fazemos na Evernote.

Texto por Jessi Craige, especialista em conteúdo da Evernote